Také vás před Vánoci prohlášení vlády vystrašilo s tím, že všem zavedou datovou schránku? Tento zákon se nakonec trochu změnil. A ani původně se nemělo jednat o plošné opatření. Pojďme se podívat na to, kdo bude mít datovou schránku od roku 2023 povinně a o co se vlastně jedná.
Co je to datová schránka a jak funguje
Datová schránka slouží k bezplatné komunikaci se státem a jeho institucemi – úřady, soudy atd, ale i se zdravotními pojišťovnami. Datovou schránku lze sice využít také ke spojení s firmami a dalšími daňovými subjekty, jako jsou třeba banky. Ovšem komunikace se subjekty mimo státní správu, konkrétně odesílání zpráv, je zpoplatněná.
Představte si ji jako klasickou e-mailovou schránku. Rozdíl je jen v tom, že během založení (doklad totožnosti) a při každém novém přihlášení se ověřuje vaše totožnost (přihlášení jménem a heslem nebo přes Identitu občana). Zprávy se posílají formou příloh v PDF, doc, jpg a dalších nejčastějších formátech.
Když pošlete e-mail úřadům, nemohou si být jistí, že jste to skutečně vy. Zpráva přes datovou schránku má však jiný status. Datovka totiž nahrazuje váš podpis (datová schránka = elektronický podpis). Z pohodlí domova vyřídíte například přepis auta, daňové přiznání, přihlášení k nemocenskému pojištění – zkrátka vše, kvůli čemu byste jinak museli na úřad.
Systém urychluje komunikaci mezi úřady a občany. Oproti dopisu poslanému poštou máte jistotu, že druhá strana zprávu skutečně obdrží (úspěšnost 99 %). U každé zprávy je navíc možné stáhnout doručenku. Takže máte doklad pro případ, že by vás úřad urgoval s tím, že jste mu potřebné dokumenty nedodali.
Takto poslaný dokument má totiž stejnou právní hodnotu jako dopis s kulatým razítkem. Stahujte si doručenky a ukládejte zprávy, ať můžete zpětně prokázat jejich odeslání/doručení. Výhodou datové schránky je samozřejmě i to, že vám ušetří náklady na papírovou komunikaci.
Jak si založit datovou schránku
Kdo si může datovou schránku založit?
- Fyzická osoba (OSVČ ale i zaměstnanci),
- právnická osoba,
- orgán veřejné moci (například pro podřízené organizace).
Zřízení datové schránky lze provést několika způsoby. Základem je mít při ruce platný doklad totožnosti. Při zakládání pro právnickou osobu s sebou vezměte také usnesení valné hromady či jiný dokument, který vás určil jednatelem. Vše se ale dá vyřešit i online z pohodlí domova.
Jak na aktivaci datové schránky?
- Aktivace datové schránky online. Přihlaste se na vládní portál, Portál občana, pomocí Identity občana. Po přihlášení vám portál umožní datovou schránku založit. Následně se budete do datovky přihlašovat pomocí Identity občana.
- Czech Point. Vydejte se na nejbližší pobočku Czech Point (pošta, úřad…podívejte se na seznam míst Czech Pointu). Předložte osobní doklad a vyplňte příslušné dokumenty. Jestli za sebe pošlete někoho jiného, nezapomeňte mu opatřit plnou moc. Žádost pracovník Czech Pointu zpracuje na místě a dá vám pokyny, jak se přihlásit. Informace obdržíte také e-mailem – podle něj budete postupovat při prvním přihlášení a v datové schránce změníte heslo (=nastavíte nové).
Zřízení datové schránky je zdarma. Pokud přijdete o přístupové údaje, musíte jít pro obnovení na Czech Point. Tato návštěva vás už vyjde na 200 Kč.
Dříve bylo možné o zřízení datové schránky požádat i poštou, nicméně zdá se, že tato možnost již není v době psaní článku k dispozici.
Pro koho je datová schránka povinná (od roku 2023)
Vláda původně chtěla datovou schránku zřídit plošně všem občanům, kteří používají Identitu občana (např. bankovní identitu atd.). Nakonec od tohoto rozhodnutí upustila. Nicméně ji plánuje založit:
- živnostníkům,
- SVJ,
- spolkům,
- nadacím.
Jestli spadáte do těchto kategorií, datovou schránku vám zřídí, ať už Eidentitu (=Identitu občana) máte, nebo ne. Informace a pokyny k přihlášení obdržíte poštou, podle plánu do konce března.
Nevýhody datové schránky? Ukládání zpráv
Malý škraloup na jinak dobrém systému je omezená možnost ukládání zpráv. Po doručení (tedy od prvního přihlášení po doručení) se zprávy uchovávají jen po dobu 90 dní. Potom se smažou. Můžete sice využívat tzv. Úložiště souborů. Ale sem lze ukládat soubory pouze v maximálním počtu 30 a po dobu 15 dní.
V případě, že byste si chtěli prodloužit dobu archivace zpráv, využijte službu Datový trezor. Jedná se o placenou službu České pošty, kterou lze aktivovat přímo v samotné datové schránce.
Pokud nechcete o zprávy v datové schránce přijít, není nic jednoduššího, než si je stahovat přímo do složky v počítači. Podle libosti si je můžete vytisknout a archivovat v papírové podobě. Nebo na na flash disku.
Nastavte si notifikace
Jelikož se zpráva do deseti dní od odeslání do schránky automaticky požaduje za doručenou, i když jste si ji třeba neotevřeli, doporučujeme nastavit notifikace. Jedná se o tzv. fikci doručení datové zprávy.
Nezáleží na tom, zda jste se fakticky přihlásili a zprávu si přečetli. Proto abyste nic „neprošvihli“, povolte systému, aby vás na nově příchozí zprávy upozorňoval, ať už e-mailem nebo SMS. O doručování do datové schránky tak budete mít perfektní přehled.
Anna Macurová
Ráda zkouším nové spotřebiče, elektroniku a vychytávky do domácnosti. Najdu pro vás nejlepší produkty a přidám tipy na výhodný nákup.
